Digitales Fahrtenbuch vereinfacht Management

Betriebsfuhrpark digital verwalten

14. Dezember 2016

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Ein kleiner Stecker im Fahrzeug zeichnet automatisch alle getätigten Fahrten auf und minimiert den Aufwand für Fahrer und Fuhrparkverantwortliche. Die Partnerschaft von Vimcar mit dem deutschen Steuerberaterverband ist Basis für eine finanzamtkonforme Abwicklung.

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Die Fahrzeuge im Betriebsfuhrpark nach der pauschalen 1%-Methode versteuern oder doch ein handschriftliches Fahrtenbuch führen? Speziell kleine und mittelständische Unternehmen stellt diese Frage oft vor Pro­bleme, weil sie aufgrund ihrer Größe nur sehr selten über einen Spezialisten zum Thema Fuhrpark verfügen. Wer in solchen Betrieben die Fuhrparkverwaltung aufgebrummt bekommt, sehnt sich wohl auch nach Effizienz für den lästigen und zeitintensiven Prozess.

Denn in Fahrtenbüchern, speziell bei Poolfahrzeugen, wird die Aufzeichnung der Fahrten im Stress zwischen einzelnen Kundenterminen hin und wieder vergessen, was zu Problemen mit den Finanzbehörden führt. Für die Fahrer ist es in Zeiten der Digitalisierung eine Zumutung, nach jeder getätigten Fahrt Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Anlass der Fahrt und ggf. Geschäftspartner händisch zu notieren. Die pauschale 1%-Versteuerung geht, im Gegensatz dazu, zwar mit deutlich weniger Bürokratie einher, doch ist sie in den meisten Fällen ein enormer Kostenfaktor für den Betrieb.

Alternative digitales Fahrtenbuch

Bild 1: Ein kleiner Stecker im Fahrzeug zeichnet automatisch alle getätigten Fahrten auf

Bild 1: Ein kleiner Stecker im Fahrzeug zeichnet automatisch alle getätigten Fahrten auf

Einige Anbieter haben in den vergangenen Jahren auf diese Situation reagiert und sich der Problematik angenommen. Sie versuchen, die Dienstwagenversteuerung mithilfe digitaler Werkzeuge zu vereinfachen, unter anderem das Unternehmen Vimcar. Es hat gemeinsam mit Steuerberatern ein besonders anwenderfreundliches digitales Fahrtenbuch mit dazugehöriger Software zum Flottenmanagement entwickelt.

Das Kernprodukt »digitales Fahrtenbuch« hat die Dokumentation von Betriebsfahrten erstmals für die breite Masse salonfähig gemacht. Um der Vision der »Connected Fleet« ein gutes Stück näher zu kommen, reicht ein Griff in den Fußraum des Fahrzeuges: Dort wird der On-Board-Diagnose-Stecker von Vimcar befestigt, der nicht viel größer als eine Streichholzschachtel ist (Bild 1). Fortan dokumentiert er jede getätigte Fahrt automatisch und notiert mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie Start- und Zieladresse die für die Finanzbehörden relevanten Informationen. Dabei werden nur der Start- und Endpunkt der Fahrt angezeigt, die genaue Fahrtstrecke ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht sichtbar (Bild 2).

Bild 2: Ledglich der Start- und Endpunkt der Fahrt werden aus datenschutzrechtlichen Gründen angezeigt

Bild 2: Ledglich der Start- und Endpunkt der Fahrt werden aus datenschutzrechtlichen Gründen angezeigt

Die Kategorisierung der Fahrten wird anschließend mit wenigen Klicks getätigt – vom Fahrer direkt in der Vimcar-App oder vom Fuhrparkverantwortlichen bequem am Schreibtisch mit der Webversion. Wenn schließlich die nächste Betriebsprüfung ansteht, kann das Fahrtenbuch kinderleicht im PDF-Format exportiert werden und finanzamtkonform an die Steuerbehörden weitergegeben werden.

Rechtliche Anforderungen

Die Spielregeln für elektronische Fahrtenbücher sind klar definiert: Um die nächste Betriebsprüfung zu bestehen, sind sie zeitnah, lückenlos und manipulationssicher zu führen. Dazu müssen die getätigten Fahrten innerhalb von sieben Tagen den Kategorien Privat-, Geschäftsfahrt oder Arbeitsweg zugeordnet werden – ganz egal ob vom Fahrer oder Fuhrparkleiter (Bild 3). Nicht bearbeitete Einträge müssen zwangsläufig als Privatfahrt gespeichert werden, um die zeitnahe Dokumentation des Fahrtenbuches zu gewährleisten. Die Rahmendaten der Fahrt wie Datum, Uhrzeit, Start, Ziel und zurückgelegte Strecke sind im digitalen Fahrtenbuch nicht editierbar. Lediglich Ergänzungen bezüglich Anlass der Fahrt und Geschäftspartner sind möglich. Gelöscht werden können Einträge nicht, um letztlich auch die Manipulationssicherheit garantieren zu können.

Lösung zum Flotten­management

Bild 3: Die zeitnahe und lückenlose Dokumentation des Fahrtenbuches wird automatisch erstellt

Bild 3: Die zeitnahe und lückenlose Dokumentation des Fahrtenbuches wird automatisch erstellt

Um Betrieben die Verwaltung des Fuhrparks noch einfacher zu machen, hat Vimcar sein Portfolio Anfang 2016 um seine Lösung zum Flottenmanagement erweitert. So wird eine intelligente Fuhrparkverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich zu gemacht, ohne eine überladene Software zu verwenden, die regelmäßige Mitarbeiterschulungen erfordert. Wie das Fahrtenbuch bringt der Flottenmanager mehr Effizienz für den Betrieb bei minimalem Aufwand. Egal ob Dienstwagen oder Poolfahrzeug: So können vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (herstellerübergreifend) alle Fahrzeuge in ihrem Pool zentral verwalten und steuern.

Der Flottenmanager bietet einen Überblick über alle Fahrzeuge im Bestand und über alle Nutzer, die flexibel den verschiedenen Fahrzeugen zugewiesen werden können. Mit wenigen Klicks kann geprüft werden, ob die Fahrtenbücher regelmäßig geführt werden. Ein weiterer Pluspunkt: In regelmäßigen Abständen bekommt der Fuhrparkleiter Updates, wo sich die einzelnen Fahrzeuge im Moment befinden. Wenn ein Kunde also dringend Hilfe benötigt, kann das nächste Fahrzeug sofort auf den Weg zu ihm geschickt werden.

Nicht nur der Deutsche Steuerberaterverband ist überzeugt von Vimcar. Inzwischen kooperieren auch Deutschlands Marktführer für Finanzsoftware, Haufe Lexware, sowie Europas größter Elektronikhändler Media Markt mit dem Berliner Startup. Hinzu kommen über 3000 Unternehmen, die bereits auf das Know-How der Berliner vertrauen – größtenteils kleine bis mittelgroße Unternehmen, vor allem aus dem Handwerk und der Pflegebranche. Mehr als 1600 Steuerberater empfehlen das Produkt bereits heute ihren Mandanten.

Ersparnis ausrechnen:

Der durchschnittliche Vimcar-Nutzer spart gegenüber der 1%-Methode 2750 € Steuern jährlich pro Fahrzeug. Ob sich die Fahrtenbuchmethode auch für Ihren Betrieb lohnt, können Sie hier berechnen:

www.vimcar.de/firmenwagenrechner 

 

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