Elektronisches Rechnungsformat

Warum umständlich, wenn es auch einfach geht? Zeit sparen, Transparenz schaffen, dem lästigen Abtippen von Rechnungsdaten endgültig den Garaus machen. Sonepar unterstützt das elektronische Rechnungsformat Zugferd eRechnungskontrolle voraus.

»Zum Vorteil unserer Kunden. Wir freuen uns, unseren Kunden einen neuen Service bieten zu können: Basierend auf Zugferd nutzen wir die digitalen Möglichkeiten um die täglichen Kundenservices im Rechnungswesen stark zu optimieren«, so Michael Mätschke, Leiter E-Business der Sonepar Deutschland GmbH. »Und wir freuen uns, mit diesem neuen, elektronischen Rechnungsformat unseren Kunden ab sofort den Büroalltag deutlich erleichtern zu können.«

Was steckt dahinter?

»Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland« – kurz Zugferd – ist ein einfaches und modernes Format für den Versand von elektronischen Rechnungen. Hierbei wird die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert. Das Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten, wie beispielsweise Beträge und Nummern – und reduziert damit den Zeitaufwand erheblich. Lästiges Tippen von Hand entfällt.

Erleichterung auf ganzer Linie: Auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, wie die Prüfung nach § 14 UstG, erfolgt ebenso, wie die Buchung und gesetzeskonforme Archivierung von Rechnungen, vollkommen automatisiert. Ergebnis: Kunden, die ihre Lieferanten-Rechnungen im Zugferd-Format erhalten, sparen Zeit, Energie – und gehen auf Nummer sicher. Darüber hinaus haben sie die komfortable Möglichkeit, ihre Rechnungen einfach über einen Rundruf, ähnlich ihres Bankprogramms, abzuholen. Das standardisierte Auslesen bestimmter Daten erlaubt hierbei die Nutzung der Daten für verschiedenste nachgelagerte Prozesse.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Das neue e-Rechnungsformat hilft auch hier: Stimmen Bestellpreise und Rechnungspreise überein? Zugferd eRechnungskontrolle gleicht ab, prüft und kontrolliert. Ganz im Service seiner Nutzer. Wer jedoch selbst gern den Überblick behält, nutzt einfach das integrierte Ampelsystem: Mit ihm lassen sich die geprüften Rechnungsdaten ganz einfach ins Eingangsrechnungsbuch und in das elektronische Dokumentenarchiv ablegen – und somit häufige Fehlerquellen in der Finanzbuchhaltung vermeiden.