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Zu den DSGVO-Formularbüchern gehören: Mitarbeiterverpflichtungserklärung nach DSGVO, Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO inkl. Formular für die Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 37 DSGVO, Formular für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten, Einwilligungserklärung in die Bildnisverwendung. Mitarbeiter, die personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, sollten eine Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen unterschreiben.
Diese Verpflichtungserklärung betrifft unter Umständen etliche Mitarbeiter, denn personenbezogene Daten werden in vielen Betrieben eines Unternehmens gesammelt. Das Formularbuch enthält 40 Mitarbeiterverpflichtungserklärungen, jeweils mit einem Original für den Arbeitgeber und einer selbstdurchschreibenden Kopie für den Arbeitnehmer. Nach Artikel 30 der DSGVO müssen Datenverarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis mit bestimmten Pflichtangaben dokumentiert werden.
Das Formularbuch fragt die relevanten Angaben nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO ab. Im Formular gibt es zudem die Möglichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) zu dokumentieren sowie ein Archivierungs- und Löschkonzept für das Unternehmen zu ergänzen.
Wenn ein Betrieb personenbezogene Daten an Dritte zur Verarbeitung weitergibt, muss unter bestimmten Voraussetzungen ein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Legitimierung dieser Weitergabe geschlossen werden. Dritte können zum Beispiel eine externe Lohnbuchabrechnung, eine Immobilienverwaltung oder ein Versender von Werbeflyern sein. Im Vertrag ist unter anderem festzuhalten, um welche Daten es sich handelt und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden. Das Formularbuch enthält vier Vertragsformulare mit jeweils einer selbstdurchschreibenden Kopie. Mit dem Formular können außerdem der Datenschutzbeauftragte benannt und seine Verpflichtungen festgehalten werden. Es enthält zwei Formularsätze mit Original und selbstdurchschreibender Kopie.
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