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Ab dem 27. November 2020 gilt dies für alle Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern aber bereits bis April 2020 müssen die Bundesländer die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben. Schon heute nutzen einige Bundesländer dieses Verfahren, wie zum Beispiel Hamburg. Bevor es also zu Komplikationen bei der Rechnungsstellung kommt, sollten Unternehmen ihre kaufmännische Branchenlösung daraufhin überprüfen, ob sie ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.
Hinter dem Akronym ZUGFeRD steht der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Entwickelt wurde das Format in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen. Ziel war es die Kosten zur Rechnungslegung sowie den Arbeitsaufwand zu senken. Das Resultat: ZUGFeRD 2.0.
Das Format gilt als hybrides Datenformat, da es ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format verbindet. Für Anwender bedeutet das einfach gesagt: Beim Erzeugen einer Rechnung als PDF-Datei wird ein inhaltlich identisches, für Computer optimiertes Duplikat der Rechnung (XML) in die PDF-Datei eingebettet.
Während der Empfänger also die Rechnung im PDF öffnet und prüft, kann seine Software automatisch alle Rechnungsdaten übernehmen. Der wesentliche Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung besteht in der sichtbaren Komponente. Beim Erzeugen einer XRechnung wird lediglich eine Datei im XML-Format erzeugt. Diese verfügt im Gegensatz zum ZUGFeRD über keine PDF und somit auch über keinen lesbaren Teil. Beide Formate stehen gleichberechtigt nebeneinander und ermöglichen das automatisierte Einlesen und Verarbeiten der Rechnung.
Sander & Doll hat aufgrund dessen beide Formate in seine Softwarelösungen implementiert. So agieren Anwender flexibel auf die Wünsche ihrer Kunden. Dabei ist nicht nur der Export, sondern auch der Import beider Formate möglich und per Klick erzeugt.
Neben der gesetzlichen Pflicht eröffnen sich aber auch einige Möglichkeiten und Vorteile, die mit der Umstellung einhergehen.
Vorteile & Möglichkeiten von ZUGFeRD und XRechnung
Sparen: Unternehmen sparen neben viel Zeit auch einiges an Geld. Laut Bundeswirtschaftsministerium beliefen sich die Gesamtkosten für eine Papier-Rechnung im Jahr 2014 auf 9,27 €. Mit Anstieg nur allein des Portos dürfte die Zahl in 2020 die 10-€-Marke überschritten haben. Dahingegen kostet die Übermitteilung einer E-Rechnung weder Porto- noch Papier- und Druckkosten.
Vorbeugen: Unternehmen, die die erhaltenen Rechnungen noch per Hand abtippen, agieren nicht nur äußerst ineffizient in Ihren Abläufen, sie erhöhen auch das Fehlerpotenzial. Durch die Umstellung auf E-Rechnung schließt sich diese potenzielle Fehlerquelle. Aus einer E-Mail eines Lieferanten oder Großhändlers ziehen Sander & Doll Kunden ganz einfach die ZUGFeRD- oder XML-Datei per Drag & Drop in die Verbindlichkeiten. Alle Daten werden automatisiert in die Softwarelösung eingetragen – ohne Medienbruch.
Digitalisieren: Ein gutes Mittel gegen Zettelwirtschaft. Da die elektronische Rechnung der Papier-Rechnung in allen Belangen gleichgestellt ist, gibt es keine Notwendigkeit von analogen Ordnern mehr. Unternehmen sparen sich so Papier, Aufwand und verhindern Unstimmigkeiten und Unsicherheiten hervorgerufen durch doppelte Dokumente.
Ausbauen: ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung und kann unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden. Besonders für Unternehmen in Grenzregionen eine erhebliche Arbeitserleichterung.
Revisionssicher: Dank Software, die GoBD-zertifiziert ist und der Möglichkeit der Erstellung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format, arbeiten Unternehmen rechtssicher. ZUGFeRD-Rechnungen sind zeitlich unbegrenzt und ermöglichen die unverfälschte Darstellung des Dokumenteninhalts. Noch einfacher und sicherer wird es durch die permanente, automatisierte ZUGFeRD-Erstellung bei jeder PDF. Dies kann ganz leicht in den Firmenparametern der Sander & Doll Softwarelösung eingestellt werden.
