Einsatz von Rechnungswesen-Software

Finanzbuchhaltung im Hause behalten

11. Oktober 2018

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Die passende Software ermöglicht Betrieben der Branche, ihre Buchführung problemlos selbst zu erledigen. Ein Beispiel aus Norddeutschland zeigt, wie ein mittelständischer Handwerksbetrieb erfolgreich Herr – in diesem Fall Frau – über die eigenen Zahlen bleibt.

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Wohin mit der Finanzbuchhaltung? Diese Frage stellen sich viele kleine und mittlere Betriebe des Elektrohandwerks. An ein Buchhaltungsbüro oder den Steuerberater aus­lagern oder doch lieber im eigenen Haus erledigen?

»Soll und Haben ist überall das Gleiche« – so die pragmatische Einstellung von Prokuristin Daniela Tebbens bei der Krull Elektrotechnik GmbH im ostfriesischen Ihlow. Das Spezialgebiet der Firma Krull sind Elektro­installationen jeder Art, vorwiegend im Industriekundenbereich (Bild 1).

Die Finanzbuchführung wurde schon im eigenen Haus erledigt, als Frau Tebbens 2009 bei Krull einstieg. Sämtliche Geschäftsvorfälle der mittlerweile auf 120 Mitarbeiter gewachsenen Firmengruppe bucht sie seit 2010 mit der Rechnungs­wesen-Software von Agenda.

Für eine spannungsarme Zusammenarbeit

Bild 1: Ein wachsendes Unternehmen wie die Firmengruppe Krull muss sich auf ein zuverlässiges Rechnungswesen stützen können

Bild 1: Ein wachsendes Unternehmen wie die Firmengruppe Krull muss sich auf ein zuverlässiges Rechnungswesen stützen können

»Wir stehen für Qualität. Der Kunde ist bei uns ganz klar im Mittelpunkt«, zitiert Daniela Tebbens Herrn Krull, der die Firma 1993 als Einzelunternehmen gegründet und 2008 in eine GmbH umgewandelt hat (Bild 2).

Das gleiche Motto hat möglicherweise auch der Steuerberater von Krull Elektrotechnik. Denn er empfahl seinem Klienten, für eine optimale Zusammenarbeit die gleiche Buchführungs-Software zu verwenden, mit der seine Kanzlei arbeitet. So kam es, dass die Firma Krull 2010 zu Agenda wechselte.

Heute kümmert sich Frau Tebbens um die gesamte Hauptbuchführung. Die Lohnbuchhaltung erledigt der Steuerberater, genauso wie den Jahresabschluss. In dieser Konstellation werden regelmäßig Daten ausgetauscht. Hier liegt der große Vorteil, wenn Unternehmen und Steuerberater mit der gleichen Software arbeiten: Der Datenaustausch funktioniert absolut reibungslos. »Wir haben ja eins-zu-eins dasselbe System, da gehen keine Buchungstexte oder Informationen bei Datenexporten verloren«, erklärt uns D. Tebbens.

Software-Wechsel ist kein großes Projekt

Bild 2: Prokuristin Daniela Tebbens bucht seit 2010 alle Geschäftsvorgänge mit der Rechnungswesen-Software von Agenda

Bild 2: Prokuristin Daniela Tebbens bucht seit 2010 alle Geschäftsvorgänge mit der Rechnungswesen-Software von Agenda

Die Einführung der neuen Rechnungswesen-Software gestaltete sich erstaunlich einfach. »Die Umstellung lief vollkommen glatt«, berichtet Tebbens. »Der Steuerberater hat die Software auf unserem System installiert und uns erstmalig geschult.«

Ein teurer Consulting-Termin für die Ersteinrichtung war nicht nötig. Zur Auffrischung selten gebrauchter Funktionen, wie etwa dem Anlegen einer neu hinzugekommenen Gesellschaft, nutzt Frau Tebbens bevorzugt die angebotenen Online-Videos oder die angebotene Hilfefunktion. »Das ist meistens sehr gut dargestellt. Schön, wenn man sich selbst helfen kann«, sagt sie.

Anfangs teilte sich Frau Tebbens die Arbeit noch mit einer weiteren Kollegin. Mittlerweile erledigt sie alle Aufgaben der Finanzbuchführung alleine. Und das, obwohl jetzt zusätzliche Arbeiten im eigenen Haus dazugekommen sind, um die sich zuvor der Steuerberater gekümmert hat. Ihr Wunsch nach ­einer »funktionstüchtigen und beständigen Software« hat sich damit voll erfüllt.

Zeit gespart, die anderswo ­gebraucht wird

Eine Software vereinfacht den Arbeitsalltag nur dann, wenn sie anwenderfreundlich zu bedienen ist. Gerade die Finanzbuchhaltung duldet keinerlei Fehler. Daniela Tebbens berichtet aus der Praxis: »Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen – abgesehen vom Jahresabschluss benutze ich das Programm für alles Mögliche.« Sie erklärt, welche Funktionen sich in ihrem Alltag als besonders nützlich erwiesen haben.

Bild 3: Unterschiedliche Warenwirtschaftssysteme lassen sich mit der Agenda-Software verwalten

Bild 3: Unterschiedliche Warenwirtschaftssysteme lassen sich mit der Agenda-Software verwalten

Dass die Firmen der Krull-Gruppe mit unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen arbeiten, stellt kein Problem dar (Bild 3). Entweder lassen sich die Daten direkt oder mit Hilfe einer Import-Vorlage in die Agenda-Software einlesen. Außerdem gelinge das Konsolidieren der Umsatzsteuer-Voranmeldung verschiedener Firmen sehr leicht, berichtet sie weiter.

Eine Funktion, die sie ganz besonders schätzt, ist die Bereitstellung von Zahlungen. Hierbei werden Überweisungen und Lastschriften direkt im Programm abgewickelt. Ist eine Zahlung freigegeben, wird sie direkt von der Bank ausgeführt.

Genauso zufrieden ist Frau Tebbens mit ­der automatischen Kontoauszugsverbuchung. Aus den Konto-Informationen erstellt die Software bereits fertige Buchungs­vorschläge. Statt jede Buchung aufwendig einzutippen, muss Frau Tebbens nur noch kontrollieren, ob alles seine Richtigkeit hat. Denn bei aller Erleichterung: »Ein Auge muss man da natürlich schon darauf haben«, sagt sie.

Ein weiterer Vorteil: der Austausch mit der Finanzverwaltung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die E-Bilanz erfolgt direkt aus der Software heraus. »Das sind ja auch alles Dinge, die einfach Zeit sparen«, erklärt die Prokuristin.

Freie Energie für aktuelle Herausforderungen

Eine gute Rechnungswesen-Software erleichtert die Buchführung in Eigenregie. Die eingesparte Zeit kann man in der Elektrobranche gut gebrauchen. Frau Tebbens berichtet von zwei zentralen Herausforderungen: »Von außen kommt ja immer wieder etwas Neues. Das sind immer neue Aufgaben, um die man sich kümmern muss.« Als Beispiele nennt sie die strengeren Vorschriften zum Brandschutz und zur Entsorgung sowie die neue Datenschutzverordnung. Hinzu kommt die Schwierigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu rekrutieren. Diese zu finden und zu halten sei gerade im Handwerk immer wieder ein Punkt meint sie. »Das sind viele Kleinigkeiten, die zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft bearbeitet werden müssen.«

Einfach selbst buchen mit ­der richtigen Software

Digitale Lösungen sind längst nicht mehr nur den großen Unternehmen vorbehalten. Auch kleine und mittlere Betriebe setzen auf Software-Unterstützung in unterschiedlichen Bereichen. Gerade im Rechnungswesen bestehen große Gestaltungsspielräume. Eine Möglichkeit ist, Lohn- und Finanzbuchführung komplett an eine Steuerkanzlei oder ein Buchhaltungsbüro auszulagern.

Anders hat sich die Firma Krull entschieden und erledigt ihre Buchführung mit der Software Agenda-Rechnungswesen, die auch ihr Steuerberater benutzt. Daniela Tebbens findet: »Betriebe des Elektrohandwerks, die ihre Buchhaltung selbst machen möchten, fahren mit einer solchen Lösung gut.«

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