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Für das Elektrohandwerk hat eine effektive Werkzeugverwaltung besondere Bedeutung. Zur Erledigung der täglichen Arbeit werden Werkzeuge und Maschinen an ständig wechselnden Arbeitsorten benötigt. Zettelwirtschaft sowie Tabellenkalkulationsprogramme, die nur im Büro verfügbar sind, helfen vor Ort nicht weiter. Eine interessante Lösung kann die Werkzeugverwaltung per Smartphone sein, wie sie der Schweizer Anbieter Timly mit seiner Inventarsoftware ermöglicht (Bild 1).
Die Aufgaben einer Werkzeugverwaltung
Eine digitale Werkzeugverwaltung erfüllt eine ganze Reihe an Aufgaben rund um die eingesetzten Arbeitsmittel. Im Idealfall sammelt sie alle notwendigen Informationen sowie Dokumente und bietet eine einfache Möglichkeit, diese abzurufen. Dadurch stehen allgemeine Hinweise, zum Beispiel Gerätedetails, technische Datenblätter und Bedienungsanleitungen für alle eingesetzten Werkzeuge zur Verfügung. Dynamische Informationen, etwa Standorte und Zuordnungen an Mitarbeiter oder Kundendienstfahrzeuge, gehören ebenfalls in ein ganzheitliches Geräteprofil und müssen daher jederzeit zu aktualisieren sein. Abgerundet wird der Datensatz bei einer softwarebasierten Werkzeugverwaltung durch einen Kalender pro Arbeitsmittel. Darin finden alle anstehenden Termine, wie Wartungen oder Sicherheitsüberprüfungen, ihren Platz.
Cloud und App bringen Flexibilität
Das Speichern und Verknüpfen von Informationen sowie das Einbinden von Dateien, wie zum Beispiel Fotos oder eingescannte Prüfberichte, sind mit datenbankbasierten Softwareprodukten unkompliziert umsetzbar. Schwieriger wird es da schon, den Zugriff sicher und zuverlässig für eine Vielzahl an Nutzern von ständig wechselnden Arbeitsorten aus zu ermöglichen. Hier hat sich Timly, das ursprünglich für die Anforderungen eines Bauunternehmens konzipiert wurde, in vergleichsweise kurzer Zeit gerade unter Handwerksunternehmen verschiedener Branchen einen festen Kundenstamm aufgebaut - vom KMU bis hin zu großen Arbeitsgemeinschaften (ARGE) verschiedener Bauunternehmen. Das Konzept, die Inventarverwaltung als cloudbasierten Dienst umzusetzen (Software-as-a-Service), sorgt für die dort erforderliche Flexibilität.
Für den Zugriff benötigen Anwender lediglich ein internetfähiges Endgerät. Der lokale Administrationsaufwand beschränkt sich auf das Einrichten der Benutzer und der Zuteilung von benötigten Rechten. Die Werkzeugverwaltung läuft vollständig auf dem von Timly administrierten Cloud-Server. Entsprechend ist der Anbieter auch für Sicherheit und DSGVO-Konformität verantwortlich.
Eine Web-App ermöglicht die Bedienung auch von Smartphones und Tablets aus. Zur Identifikation der verwalteten Werkzeuge stehen QR-Codes zur Verfügung. Mitarbeiter vor Ort können – unabhängig von äußeren Bedingungen wie Witterung, Schmutz und Lichtverhältnissen – Geräteprofile aufrufen, ohne Eingaben tätigen zu müssen. Dafür ist lediglich das Einscannen der QR-Codes mit der Kamera des mobilen Endgerätes notwendig. Zuteilungen von Werkzeug an Mitarbeiter sowie der Abruf benötigter Informationen sind dadurch direkt auf der Baustelle oder beim Kunden kein Problem.
Wartungsplanung automatisieren
Digitale Informationen lassen sich um ein Vielfaches leichter miteinander verknüpfen, als analoge Datensätze, die zeitaufwändig und fehleranfällig manuell zusammengeführt werden müssen. So stehen in Timly Containerverbünde bereit, die beispielsweise aus einem Kundendienstfahrzeug und dem darin befindlichen Inventar bestehen können.
Auf diese Weise ist es durch Filterungen genauso möglich, sich alle Werkzeuge einer bestimmten Kategorie inklusive der Standorte anzeigen zu lassen, wie etwa alle anstehenden Termine für die Werkzeuge eines Fahrzeuges.
Dies verringert den Planungsaufwand. Automatisierte Erinnerungen sendet die Software nicht nur an eigene Mitarbeiter, sondern auf Wunsch auch direkt an beauftragte externe Dienstleister. Dadurch entfallen wiederkehrende Routineaufgaben, wie das rechtzeitige Planen von Serviceterminen. Nicht zuletzt wird die Arbeitssicherheit erhöht, wenn Prüftermine für elektrische Arbeitsmittel nicht in Vergessenheit geraten können.
IoT-Sensoren und Schnittstellen
Smarte Technologien setzen sich auch im professionellen Umfeld durch. Gerade IoT-Sensoren lassen sich gut nutzen, um dynamische Informationen ohne Nutzereinwirkung zu aktualisieren. In die Werkzeugverwaltung von Timly können IoT-Sensoren von dessen Partnerunternehmen adnexo eingebunden werden. GPS-Tracker melden Standorte, Distanzsensoren messen Füllstände von Betriebsmitteln, Temperaturen und Feuchtigkeit lassen sich durch entsprechende smarte Messgeräte erheben. Dadurch entfallen manuelle Kontrolltätigkeiten. Das Tracken von Standorten hilft nicht nur der Disposition, sondern stellt zudem einen Diebstahlschutz dar. Die Sensoren funktionieren autark mit langjährig haltbaren Batterien. Erforderliche Netzwerkverbindungen werden über spezielle IoT-SIM-Karten aufgebaut.
Eine Nutzung des Inventarbestandes in anderen Anwendungen des Unternehmens ist bei Timly ebenfalls vorgesehen. Dafür stehen dem Kunden unterschiedliche APIs, zum Beispiel für ERP- oder Buchhaltungsprogramme, zur Verfügung. Redundante Datenpflege ist dadurch auch bei Einführung einer digitalen Werkzeugverwaltung nicht erforderlich.
Informationsaustausch in der Praxis vereinfacht
Wo Mitarbeiter sich nicht tagtäglich persönlich sehen, sind digitale Kanäle ein praxistaugliches Hilfsmittel. Vorteil bei einer cloudbasierten Lösung ist ohne Frage, dass kein Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk genommen werden muss und dennoch Datensätze an allen Arbeitsorten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Angesichts der steigenden Gefahr von Cyber-Angriffen auf Unternehmen aller Branchen und Größen sind autarke Cloud-Server ein nicht zu unterschätzender Sicherheitsgewinn.
Die Bedienung per App bedeutet zudem, dass in den meisten Fällen keine zusätzliche Hardware benötigt wird. Mitarbeiter haben permanenten Zugriff auf die Werkzeugverwaltung und damit auf alle für sie freigegebenen Informationen. Das vermeidet unnötige Rückfragen und der Informationsaustausch, etwa durch das Melden von Mängeln oder Defekten mittels der App, wird vereinfacht.
