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Auf einen Blick
Die wertvollste Ressource im Unternehmen ist das Personal, welches durch die Digitalisierung von Prozessen effizienter einsetzbar ist
Der mobile Monteur ist eine Maßnhame, die in der Kundendienstabteilung einen wesentlichen Kostenanteil einsparen kann
Voraussetzung für die Einführung ist die Möglichkeit der Anbindung an die im Unternehmen laufende Handwerkersoftware
Der mobile Monteur ist eine Maßnhame, die in der Kundendienstabteilung einen wesentlichen Kostenanteil einsparen kann
Voraussetzung für die Einführung ist die Möglichkeit der Anbindung an die im Unternehmen laufende Handwerkersoftware
Der allergrößte Kostenblock, so haben die Erhebungen der Unternehmensberatung Heckner im Rahmen des Busch-Jaeger-Betriebsvergleichs ergeben, sind die Personalkosten eines Elektrohandwerksbetriebes. Wer sein Unternehmen strategisch richtig aufstellt, wird sich vor allem darauf konzentrieren, die wertvolle Ressource Personal effektiv einzusetzen. Der geneigte Leser wird Vorgänge wie diese, die in einem Unternehmen des Elektrohandwerks tagtäglich genauso stattfinden können, schon gut kennen.
Auftragsannahme
Ein Kunde ruft an, er meldet einen Defekt an seiner elektrischen Anlage. Bei fortschrittlichen Unternehmen wird dieser Anruf des Kunden sofort in der EDV erfasst. Man weiß auch, um welchen Kunden bei welcher Adresse mit welcher Telefonnummer es sich handelt und kann feststellen, ob er seine letzte Rechnung pünktlich bezahlt hat.Dokumentation der Leistung
Dieser Vorgang der Erfassung der Information in der EDV lässt sich mit »Handwerk 4.0« um-schreiben. Was allerdings dann passiert, ist eher »Handwerk 2.0«. Viele Betriebe drucken danach den Kundendienstauftrag mit der Argumentation aus, man benötige entsprechende Unterlagen und vor allem muss der Kunde den Auftrag unterschreiben. Wenn der Auftrag ausgedruckt ist und nicht unter dem Fahrersitz des Firmenautos verschwindet, wird er danach in der Firma abgeliefert und wiederum in eine Version von »Handwerk 4.0«, nämlich digital, umgewandelt.Schnittstelle Technik – Büro
Alleine diese Abstimmungsarbeiten kosten die wertvollste Ressource des Unternehmens, nämlich: Zeit der Mitarbeiter.
Rechnungsstellung und -versand
Wenn dann alle Unklarheiten bezüglich des Regieberichtes geklärt sind, wird dieser in eine Rechnung umgewandelt. Aus den handschriftlichen Unterlagen des Monteurs wird eine Rechnung erstellt. Die elektronische Rechnung bedeutet wieder »Handwerk 4.0«. Und wie geht es dann weiter?Im nächsten Schritt wird die Rechnung wieder ausgedruckt, ggf. vom Chef persönlich unterschrieben, es wird eine Kopie gemacht, die Originalrechnung wird kuvertiert, frankiert und das Kuvert landet im Postkasten.
Kommt Ihnen dieser betriebliche Prozess bekannt vor, und kann es nicht sein, dass man Energie, Zeit und Geld sparen könnte, wenn man diesen Prozess komplett in elektronischer Form abwickelt? Über einen Aspekt von »Handwerk 4.0«, nämlich dem digitalen Auftragsablauf hat sich unser Autor Ulrich C. Heckner für »de« mit Armin Ott, Inhaber einer Elektrohandwerksbetriebes in Usingen unterhalten (siehe Kasten Interview).
Elektromeister Ott schickt derzeit 90 % seiner Rechnungen noch als Papierversion an seine Kunden. 10 % der Kunden wollen die Rechnungen schon heute per E-Mail. A. Ott meint, dass er in Zukunft mehr Rechnungen digital versenden will, um auch diesen positiven Effekt für sein Unternehmen zu nutzen.
Interview
Die Firma Ott arbeitet mit der Software von Ziemer und hat seit März 2015 den mobilen Monteur bei allen vier Monteuren im Einsatz. Ulrich C. Heckner befragte Elektromeister Armin Ott zu seinen Erfahrungen.
U.C. Heckner: Herr Ott, was gab den Ausschlag, sich mit dem Thema mobiler Monteur zu befassen?
A. Ott: Meine Sekretärin (30 Stunden/Woche beschäftigt), deren Hauptaufgabe es war, Regiezettel und Bautagebücher zu bearbeiten und einzugeben, ist für längere Zeit ausgefallen. Da musste ich handeln. Ich musste Zeit sparen, um in der Arbeit nicht unterzugehen. Aus dieser Notsituation heraus habe ich den Einsatz des mobilen Monteurs ins Auge gefasst.
U.C. Heckner: Ergibt sich durch den Einsatz des mobilen Monteurs eine Zeitersparnis für die Büromitarbeiter oder den Monteur?
A. Ott: Ich habe keine neue Sekretärin eingearbeitet. Meine Frau hilft mir jetzt zehn Stunden pro Woche. Für die Monteure ergibt sich keine Zeitersparnis, aber es werden auch weniger Fehler auf der Baustelle gemacht.
U.C. Heckner: Welche Widerstände mussten überwunden werden, damit die Mitarbeiter auch bereit sind, mit einem iPad beim Kunden aufzutreten?
A. Ott: Alle Monteure hatten von Anfang an Verständnis für meine Notsituation. Ich habe dann gemeinsam mit meiner Mannschaft eine Vorführung durch einen Mitarbeiter meines Softwarehauses organisiert. Meinen Mitarbeitern habe ich von Anfang an gesagt, dass sie mitsprechen können, wenn es um die Anschaffung des mobilen Monteurs geht. Die Mitarbeiter haben also mitentschieden, und damit gab es auch keine Widerstände bei der Einführung des mobilen Monteurs.
U.C. Heckner: Wieviel Stunden pro Woche und Büromitarbeiter sparen Sie ein, weil die Rechnungen nicht mehr aufwendig und individuell geschrieben werden müssen?
A. Ott: Die Zeitersparnis für die Verwaltungstätigkeiten liegt bei etwa 15 bis 20 Wochenstunden. Das sind knapp 10 % aller meiner Arbeitsstunden. Bei einem größeren Unternehmen könnte es schon etwas mehr werden.
U.C. Heckner: Wie reagieren die Kunden, wenn man ihnen nach abgeschlossener Arbeit keinen Regiezettel in die Hand drückt?
A. Ott: Erstaunlich positiv. Nur ein Kunde wollte einen Beleg auf Papier, anstatt einer Unterschrift auf dem Tablet-PC des Monteurs. Gerade Gewerbekunden sprechen mich immer wieder darauf an, dass wir ganz offensichtlich auf der Höhe der Zeit sind, da wir unsere Arbeitszeit elektronisch erfassen. Wenn ein Architekt eingeschaltet wird, senden wir ihm die Regieberichte zur Unterschrift zu, auch das hat sich bewährt und funktioniert bestens.
U.C. Heckner: Welchen Tipp haben Sie für die Kollegen, die sich überlegen, den mobilen Monteur einzusetzen? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen vorhanden sein, damit der Einsatz überhaupt möglich ist?
A. Ott: Ich kann jedem Kollegen nur raten den mobilen Monteur einzuführen. Viele Kollegen in meiner Erfa-Gruppe sind inzwischen dabei diesen einzuführen. Wichtig ist, dass bei der Einführung auch die Mitarbeiter eingebunden werden und man den mobilen Monteur nicht über die Köpfe seiner Mannschaft einführt. Der Vorteil für mich ist, dass ich viel genauer weiß, was meine Monteure tun, da ich jederzeit auf alle elektronischen Regiezettel Zugriff habe. Bei uns werden die Rechnungen inzwischen auch schneller geschrieben. In den Zeiten, in denen meine Sekretärin im Urlaub war, blieben die Regiezettel liegen, und es dauerte nach der Urlaubszeit über einen Monat, bis wir mit der Rechnungsstellung wieder auf dem aktuellen Stand waren.
U.C. Heckner: Herr Ott, was gab den Ausschlag, sich mit dem Thema mobiler Monteur zu befassen?
A. Ott: Meine Sekretärin (30 Stunden/Woche beschäftigt), deren Hauptaufgabe es war, Regiezettel und Bautagebücher zu bearbeiten und einzugeben, ist für längere Zeit ausgefallen. Da musste ich handeln. Ich musste Zeit sparen, um in der Arbeit nicht unterzugehen. Aus dieser Notsituation heraus habe ich den Einsatz des mobilen Monteurs ins Auge gefasst.
U.C. Heckner: Ergibt sich durch den Einsatz des mobilen Monteurs eine Zeitersparnis für die Büromitarbeiter oder den Monteur?
A. Ott: Ich habe keine neue Sekretärin eingearbeitet. Meine Frau hilft mir jetzt zehn Stunden pro Woche. Für die Monteure ergibt sich keine Zeitersparnis, aber es werden auch weniger Fehler auf der Baustelle gemacht.
U.C. Heckner: Welche Widerstände mussten überwunden werden, damit die Mitarbeiter auch bereit sind, mit einem iPad beim Kunden aufzutreten?
A. Ott: Alle Monteure hatten von Anfang an Verständnis für meine Notsituation. Ich habe dann gemeinsam mit meiner Mannschaft eine Vorführung durch einen Mitarbeiter meines Softwarehauses organisiert. Meinen Mitarbeitern habe ich von Anfang an gesagt, dass sie mitsprechen können, wenn es um die Anschaffung des mobilen Monteurs geht. Die Mitarbeiter haben also mitentschieden, und damit gab es auch keine Widerstände bei der Einführung des mobilen Monteurs.
U.C. Heckner: Wieviel Stunden pro Woche und Büromitarbeiter sparen Sie ein, weil die Rechnungen nicht mehr aufwendig und individuell geschrieben werden müssen?
A. Ott: Die Zeitersparnis für die Verwaltungstätigkeiten liegt bei etwa 15 bis 20 Wochenstunden. Das sind knapp 10 % aller meiner Arbeitsstunden. Bei einem größeren Unternehmen könnte es schon etwas mehr werden.
U.C. Heckner: Wie reagieren die Kunden, wenn man ihnen nach abgeschlossener Arbeit keinen Regiezettel in die Hand drückt?
A. Ott: Erstaunlich positiv. Nur ein Kunde wollte einen Beleg auf Papier, anstatt einer Unterschrift auf dem Tablet-PC des Monteurs. Gerade Gewerbekunden sprechen mich immer wieder darauf an, dass wir ganz offensichtlich auf der Höhe der Zeit sind, da wir unsere Arbeitszeit elektronisch erfassen. Wenn ein Architekt eingeschaltet wird, senden wir ihm die Regieberichte zur Unterschrift zu, auch das hat sich bewährt und funktioniert bestens.
U.C. Heckner: Welchen Tipp haben Sie für die Kollegen, die sich überlegen, den mobilen Monteur einzusetzen? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen vorhanden sein, damit der Einsatz überhaupt möglich ist?
A. Ott: Ich kann jedem Kollegen nur raten den mobilen Monteur einzuführen. Viele Kollegen in meiner Erfa-Gruppe sind inzwischen dabei diesen einzuführen. Wichtig ist, dass bei der Einführung auch die Mitarbeiter eingebunden werden und man den mobilen Monteur nicht über die Köpfe seiner Mannschaft einführt. Der Vorteil für mich ist, dass ich viel genauer weiß, was meine Monteure tun, da ich jederzeit auf alle elektronischen Regiezettel Zugriff habe. Bei uns werden die Rechnungen inzwischen auch schneller geschrieben. In den Zeiten, in denen meine Sekretärin im Urlaub war, blieben die Regiezettel liegen, und es dauerte nach der Urlaubszeit über einen Monat, bis wir mit der Rechnungsstellung wieder auf dem aktuellen Stand waren.
