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Papierloses Büro

Besser organisiert im Büro und unterwegs

Auf einen Blick Die meisten Softwareanbieter haben mobile Lösungen in ihr Portfolio aufgenommen und zeigten auf der light + building zahlreiche neue Funktionen.

Völlig neu aufgesetzte Systeme machen die Erfahrungen der letzten Jahre nutzbar und erlauben ein noch effizienteres Arbeiten ohne unnötige Schnittstellenverluste
Onlinebestellungen beim Elektrogroßhandel, Zeiterfassung mit Handy oder Tablet und das elektronische Aufmaß verändern den Arbeitsalltag im E-Handwerk. Prozesse und Abläufe sind in vielen Unternehmen inzwischen digital organisiert.

Kostenreduzierung durch Mitarbeiter- und Auftragssteuerung

Die Mitarbeiterdisposition trägt einen wesentlichen Bestandteil zur effektiven Ausnutzung aller Betriebsressourcen bei. Mit dem Modul »Ortung und Disposition« stellte Hausmann & Wynen ein neues Werkzeug für seine Branchensoftware »Powerbird« vor. Damit lässt sich auf einer Karte der Einsatz und die Route der Mitarbeiter vorausplanen (Bild 1).
Bild 1: Mit dem Modul Ortung und Disposition lassen sich Einsatz und Route der Mitarbeiter vorausplanen; Quelle: Hausmann & Wynen Datenverarbeitung GmbH
Bild 1: Mit dem Modul Ortung und Disposition lassen sich Einsatz und Route der Mitarbeiter vorausplanen; Quelle: Hausmann & Wynen Datenverarbeitung GmbH
Angezeigt werden dabei alle Termine/Aufträge, die für die nächsten Tage anstehen. Dabei ermöglichen verschiedene Such- und Filterfunktionen die Festlegung nutzerindividueller Ansichten. So kann man sich beispielsweise nur Wartungsaufträge oder nur Aufträge mit einer bestimmten ­Phase etc. anzeigen lassen. Die Ortung gewährleistet die genaue Organisation aller Termine/Aufträge des aktuellen Tages und ermöglicht eine flexible Veränderung und Umdisponierung der Tagespläne (z. B. bei Notfällen, Störungen, Terminverschiebungen etc.).

Angezeigt werden hierbei sowohl die aktuellen Mitarbeiter-Standorte, als auch alle ­bereits verplanten und für diesen Tag noch zu planenden Aufträge. Die integrierte Routenplanung gewährleistet dabei eine Disposition nach geografischen Gesichtspunkten. Neue Termine können so dem in der Nähe befindlichen Mitarbeiter direkt zugeordnet werden.

Damit Störungen möglichst zeitnah behoben werden können, werden sie über einen Störungscode in der Karte mit einer hohen Priorität dargestellt. So können diese bevorzugt behandelt und schnell zugeordnet werden. Das sorgt nicht nur für Kundenzufriedenheit, sondern auch für Kundenbindung.

Aufmaß leichter erfassen

Bild 2: Mit der Version V20 von Powerbird wird das Modul »Aufmaßverwaltung« mobil per Android-Tablet bei der Aufmaßerfassung unterstützt
Bild 2: Mit der Version V20 von Powerbird wird das Modul »Aufmaßverwaltung« mobil per Android-Tablet bei der Aufmaßerfassung unterstützt
In vielen Handwerksbereichen ist die Abrechnung von Bauleistungen nach dem ­IST-Stand der Bauausführung an der Tagesordnung. Dabei werden die erbrachten Leistungen/Mengen per Aufmaß aufwendig ermittelt und schrittweise in Teil- und abschließender Schlussrechnung mit dem Auftraggeber ­abgerechnet. Stimmen Aufmaß und Abrechnung nicht überein oder sind für den Auftraggeber nicht prüffähig, sind Streitigkeiten vorprogrammiert.

Für Powerbird-Anwender, die bereits das Modul »Aufmaßverwaltung« für den Desktop im Einsatz haben, gibt ab der Version V20 die Möglichkeit, sich auch mobil per Android-Tablet bei der Aufmaßerfassung von Powerbird unterstützen zu lassen (Bild 2). Folgende Leistungsmerkmale kommen hier zum Tragen:
  • Bearbeiten neuer und vorhandener Aufmaße direkt auf der Baustelle oder beim Kunden
  • Erzeugung eines entsprechenden PDF-Dokumentes und sofortige Unterschrift über das Tablet von Mitarbeiter und Kunde
  • Anbindung an die Dokumentverfolgung, sodass Bilder und andere Dateien hoch- und runtergeladen werden können
  • sofortige Einbindung in das Hauptsystem
  • automatisches Anlegen zugehöriger Vorgänge (Voraussetzung: CRM-Modul), sodass gleich im Büro die Rechnung geschrieben werden kann
  • Vermeidung von fehleranfälliger Doppelerfassung oder manuellen Übertragungen
  • direkte Übersicht beim Erfassen über den Zustand der Position durch einfache Ampelsymbole
  • schnelle Restmengenübernahme
  • direkte Übersichten über aktuell erfasste Mengen, abweichender Aufmaßmengen (sowohl Über- als auch Untererfassung) und nicht aufgemessene Positionen
  • Unterschrift auf dem Tablet.

Automatische digitale Archivierung von Dokumenten

Bild 3: Das Streit V.1-Archiv ist in alle Funktionen und Module der kaufmännischen Komplett-Software integriert
Bild 3: Das Streit V.1-Archiv ist in alle Funktionen und Module der kaufmännischen Komplett-Software integriert
Mit dem Streit V.1-Archiv ist die vollautoma­tische Archivierung ein- und ausgehender Dokumente im Originalzustand möglich (Bild 3). Die Nutzer besitzen gleichzeitig ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem. Inbegriffen ist die Archivierung von elektronischem Schriftverkehr sowie ausgehenden und gescannten Dokumenten. Dabei sind die Nutzer rechtlich vollständig abgesichert, denn die Archivierung erfolgt, gemäß den GoBD-Vorschriften. Belege werden sowohl im Originalzustand als auch im sicheren und plattformunabhängigen PDF-Format überall dort gespeichert, wo sie relevant sind – das heißt bei Stammdaten, Projekten, Objekten oder Aufträgen.

Mit der Volltext-Suche und der integrierten OCR-Texterkennung werden auch Texte in gescannten Unterlagen beim Suchvorgang erkannt. Zudem erfolgt die Archiv-Recherche über das komplette Archiv. Ein schnelles und relevantes Suchergebnis ist somit ­sichergestellt. Mit nur wenigen Klicks ist das gewünschte Dokument verfügbar.

Das Archivieren ist nicht nur wirtschaftlich und sicher, sondern gewährleistet auch eine vollständige Nachvollziehbarkeit. Egal ob für den Wirtschaftsprüfer oder den Mitarbeiter; Vorgänge werden exakt dokumentiert und können jederzeit zurückverfolgt werden. In kurzer Zeit sind Preisvereinbarungen, zuletzt getätigte Arbeiten oder verwendete Materialien, Belege, Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine, aber auch hinterlegte ­Fotos zu Aufträgen und Kunden einsehbar.

Branchensoftware komplett erneuert

Bild 4: Nach vier Jahren Entwicklungsarbeit kommt im Herbst die vierte Generation der Betriebssoftware SCC Control auf den Markt
Bild 4: Nach vier Jahren Entwicklungsarbeit kommt im Herbst die vierte Generation der Betriebssoftware SCC Control auf den Markt
Eine komplett neue Version seiner Branchenlösung SCC Control stellte Ziemer auf der Messe Light + Building vor. Nach vier Jahren Entwicklungszeit wird die Generation 4.0 ab Herbst dieses Jahres verfügbar sein (Bild 4). Die Software wurde mit einer völlig neuen ­Architektur entwickelt und arbeitet datenbankunabhängig (MySQL 5.0 MariaDB, SQL light, Microsoft SQL). Es wurde eine neue Web-Technologie eingesetzt und eine Trennung von Server und Client eingeführt. Anwender profitieren von einer einheitlichen Benutzerführung im Windows–Standard und einer neuen Druckkomponente (Änderungen erfolgen direkt in der Druckansicht). Ein neuer Terminkalender läuft als eigene Anwendung und ein E-Mail-System ist ebenfalls integriert. Sowohl Daten- als auch Aufmaßerfassung wurden verbessert. Ein neues Vorgangs­system und der mandantenunabhängige ­Artikelstamm sind weitere Neuentwicklungen.

Wie die kaufmännische Software SCC-Control wurde SCC-Mobil mit einer neuen Technologie entwickelt, die auf eine neue Architektur und Datenbank aufbaut. Die Benutzeroberfläche wurde an aktuelle Betriebssysteme angepasst. Lagerentnahmen oder die Materialerfassung für einen Auftrag werden mit der neuen Funktion der Fotoerfassung einfacher. Der Mitarbeiter macht ein Foto mit seiner mobilen Lösung und dieses wird als Bild-Position ins SCC-Control synchronisiert und kann somit im Büro korrekt erfasst werden. Lagerentnahmen können mit SCC-Mobil ebenfalls über das Scannen von Barcodes, die manuelle Eingabe oder die Eingabe der EAN-Nummer erfasst und auf den jeweiligen Auftrag bzw. das jeweilige Projekt gebucht werden. Die Zeiterfassung wird dank einer neuen Timerfunktion ebenfalls verbessert. Die Materialbestellung wurde auch optimiert (Bild 5).
Bild 5: Materialbestellungen können in SCC Mobil ab der Version 4.0 auch ohne einen Termin für Aufträge und Projekte angelegt werden; Quelle: Ziemer
Bild 5: Materialbestellungen können in SCC Mobil ab der Version 4.0 auch ohne einen Termin für Aufträge und Projekte angelegt werden; Quelle: Ziemer
Eine weitere Neuentwicklung von Ziemer wurde mit dem SCC-Konfigurator vorgestellt. Damit lassen sich Systemlösungen in der elektrotechnischen und vernetzten digitalen Gebäudesteuerung erstellen. Der Kunde des Elektrohandwerkers stellt sich über einen Konfigurator im Internet seine Wunschausstattung selbst zusammen. Dies erfolgt mit der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers. Der Kunde erhält ein Raumbuch, Materialstücklisten, sowie einen Langtext und ein Kurztextangebot. Der SCC-Konfigurator bietet dem Elektrofachbetrieb die Möglichkeit, die Wunschkonfiguration des Kunden zu übernehmen und in seinem ERP-System mit seinem Einkaufskonditionen und Arbeitszeiten zu kalkulieren. Dieses ­Angebot kann der Elektrofachbetrieb dem Kunden erläutern und preislich interessanter anbieten. Dieses cloudbasierte System kann in jede Firmenwebsite eingebunden werden.

Alle Kennzahlen auf einen Blick

Bild 6: Mit pds Portal haben Berechtigte jederzeit Zugriff auf die Auswertungen und Kennzahlen eines Projektes
Bild 6: Mit pds Portal haben Berechtigte jederzeit Zugriff auf die Auswertungen und Kennzahlen eines Projektes
Mit pds Portal ist es möglich, über das Smartphone die Zahlungseingänge einzusehen oder auf der Baustelle die Kennzahlen zum aktuellen Bau- oder Sanierungsprojekt zu prüfen (Bild 6). Mit der vollständig in die ­laufenden Geschäftsprozesse integrierten Lösung erhalten Geschäftsführer, Projektleiter oder verantwortliche Prozessbeteiligte Zugriff auf die Auswertungen des pds Business Intelligence (BI)Tools. Das für die Nutzung auf dem Smartphone oder Tablet optimierte Tool ist dabei unabhängig von dem genutzten Endgerät einsetzbar.

So können berechtigte Anwender auch mit ihrem persönlichen Smartphone über eine geschützte Datenverbindung auf die Funktionen von pds Portal zugreifen und bleiben so jederzeit und an ­jedem Ort über alle laufenden Prozesse informiert oder können wichtige BI-Auswertungen abrufen. Darüber hinaus sind projektbeteiligte Mitarbeiter in der Lage, ihre Arbeitszeiten ­direkt über pds Portal zu erfassen, auszuwerten oder zu prüfen, ob die eingegebenen Arbeitszeiten bereits von der Lohnbuchhaltung erfasst wurden.

CAD-Planung um Sicherheitstechnik erweitert

Quelle: DDS-CAD
Quelle: DDS-CAD
Mit DDS-CAD Security erweitert Data ­Design System sein Angebot an Planungssoftware um den Bereich der elek­­tro­ni­schen Si­cher­­heits­technik und bietet den Planern viele bewährte Basisfunktionen des Hauptproduktes DDS-CAD wie die etagenübergreifende Kabelplanung oder die Kollisionsprüfung (Bild 7). Gleichzeitig ist das neue Werkzeug genau auf die Ansprüche der Sicherheitstechnik abgestimmt und ermöglicht die flexible Installa­­tionsplanung für die Sicherheitstechnik nach modernsten Standards in 2D und 3D. Es wurde speziell für die professionelle Planung und Dokumentation von Sicherheitstechnik-Projekten entwickelt. Zugeschnitten ist es auf die Projektierung von VdS-gerechten Brand-, Einbruchmelde- und Gefahrenanlagen sowie Videoüberwachung und Zutrittskontrollen.

Die Planung von Lichtruf- und Sprechan­lagen, Präsenz- und Bewegungsmeldern deckt DDS-CAD Security ebenso fachgerecht ab. Anwender profitieren neben herstellerneutralen Artikeln von den zertifizierten Telenot-Produkten in der DDS-CAD-Datenbank. Weitere Zusammenarbeit besteht mit dem Spezialisten für Brandmeldeanlagen Hekatron. Im Bereich Präsenz- und Bewegungsmelder, Beleuchtung sowie Notleuchten sind die hochwer­tigen Produkte von Esylux verfügbar.

Stücklisten, die alle eingeplanten Bauteile aufführen, stellt DDS-CAD Security automatisch zusammen. Per Mausklick generiert die Software zügig automatische Anlagenschemata von Brandmeldeanlagen, Sicherheitsbeleuchtung, Energieversorgung und Datennetzwerken. Legenden zur Erläuterung der verwendeten Symbole fügt DDS-CAD Security den Plänen ebenfalls einfach per Klick hinzu. Individuelle Konfigurationen bleiben dabei weiterhin möglich. Dem Planer der elektronischen ­Sicherheitstechnik ermöglicht dies eine normgerechte Projektierung sowie eine präzise Dokumentation. DDS-CAD Security ist mit einem umfangreichen Schnittstellenpaket ausgestattet und als vollwertige BIM-Lösung konzipiert.
Über den Autor
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Dipl.-Kommunikationswirt Roland Lüders

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