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Die Web-Anwendung arbeitet browserbasiert und wird mit einer App für die Mitarbeiter auf der Baustelle ergänzt. Beide sind per Cloud permanent miteinander gekoppelt – alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Über die Web-Anwendung können im Büro Aufgaben erledigt werden: von der Projektplanung über Angebots- und Rechnungserstellung sowie Koordination von Terminen bis hin zur Verwaltung des Kundenstamms.
Für die Erstellungen von Angeboten und Rechnungen lassen sich eigene Leistungen wie Stundenlöhne anlegen und abrufen. Fremdleistungen von Großhändlern werden durch eine Schnittstelle per Datanorm und IDS importiert. Über die normkonforme Datev-Schnittstelle können Betriebe ihre Daten außerdem direkt an den Steuerberater oder das Finanzamt übermitteln. Mit der App greifen Mitarbeiter auf Funktionen zu, die insbesondere für die Abwicklung auf der Baustelle wichtig sind, zum Beispiel Termine einstellen und die geleisteten Arbeiten mit einem digitalen Stunden-und Rapportzettels erfassen. Kunden können diese dank digitaler Unterschriften-Funktion dann auch sofort und papierlos bestätigen. Auf diese Weise lassen sich gesetzliche Vorgaben erfüllen.
Die Software ist cloudbasiert ohne Installation direkt verfügbar. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert, sodass der Zugriff jederzeit sowie standort- und geräteunabhängig erfolgen kann. Wichtige Aufgaben wie die regelmäßige Datensicherung, Software-Wartung und -Aktualisierung erfolgen automatisch in der Cloud. Manuelle Updates sind nicht erforderlich. Das reduziert den Verwaltungsaufwand in den Betrieben.
Für »OfficeOn« gibt es Mobil- und Büro-Lizenzen für einen Zeitraum von sechs, zwölf oder 24 Monaten. Die Mobil-Lizenz bietet Mitarbeitern unterwegs per Smart-phone-App Zugriff auf alle Funktionen, die relevant zur Ausführung und Dokumentation ihres aktuellen Auftrags sind. Die Büro-Lizenz ist für Mitarbeiter im Büro konzipiert und ermöglicht es, Funktionen wie Projektplanung, Angebots- und Rechnungserstellung sowie Terminkoordination, ohne die Installation zusätzlicher Software direkt im Internet-Browser zu verwenden. Die Büro-Lizenz beinhaltet automatisch auch immer eine Mobil-Lizenz. Bei Vertragsabschluss kann optional eine einmalige Ersteinrichtung hinzugebucht werden, bei der die Betriebe bei der Migration auf die neue Software individuell unterstützt werden ‒ zum Beispiel beim Importieren von Kundendaten, Materiallisten und Leistungskatalogen. Support per Chat oder E-Mail ist in allen Lizenzen enthalten, ein Premium-Telefon-Support ist zusätzlich buchbar. Als Teil des Bosch-Software-Portfolios erfolgt der Login über die einmal zentral angelegte SingleKey ID, ein digitaler Zugang für viele Marken der Bosch-Gruppe wie Bosch, Buderus und Neff.
