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Auf der Baustelle gut organisiert (1)

Anteil der produktiven Zeit erhöhen

Auf einen Blick Weniger Zeit für die Verwaltung und das Organisieren von Arbeitsprozessen aufzuwenden, ist das Ziel vieler Elektrohandwerker

Mit passenden Dienstleistungen unterstützt der Elektrofachgroßhandel seine Kunden auf dem Weg dorthin, denn nur erfolgreiche Elektrohandwerker sichern dem Lieferanten langfristig des Geschäft
Wer es als Elektrohandwerker schafft, die unproduktive Arbeit seiner Mitarbeiter zu reduzieren, steigert den Anteil der abrechenbaren Leistung an der gesamten Arbeitszeit. Arbeitsvorbereitung, Materialbeschaffung, Dokumentation und Abrechnung – das alles sind notwendige Arbeitsschritte, die jedoch Kosten verursachen und keinen direkten Ertrag bringen. Werden hier Aufwand und Zeit weniger, bleiben mehr Ressourcen für die eigentliche Leistungserbringung auf der Baustelle.

Der Elektrofachgroßhandel hat sich heute längst über den reinen Materiallieferanten hinaus zu einem Dienstleistungspartner entwickelt, der dem Elektrohandwerk hilft, den Anteil der unproduktiven Arbeitszeit abzubauen. Wir haben uns bei Deutschlands größtem Elektrofachgroßhandel informiert, welche Dienstleistungen und Services hier besonders nachgefragt werden.

Elektro- und Verbrauchs­material immer vor Ort

Quelle: Sonepar
Quelle: Sonepar
Vor allem auf Großbaustellen und im Projektgeschäft kommen die Container »OnSite« als mobiles Lager zum Einsatz (Bild 1). Der wesentliche Vorteil der Containerlösung vor Ort ist die ständige Verfügbarkeit der wichtigsten Materialien rund um die Uhr. Geht wichtiges Verbrauchsmaterial zur Neige, muss keine konventionelle Bestellung beim Lieferanten erfolgen und auf den Versand gewartet werden.

Der Einkauf erfolgt anonym via Kundenkarte und wird über das Kundenkonto abgerechnet. So entstehen im Arbeitsablauf keine materialbedingten Zwangspausen. Gerade im meist knapp kalkulierten Projektgeschäft werden so Verlustrisiken reduziert. Die Bestückung der Fächer erfolgt nach Vorgabe des Kunden. Nur autorisiertes Personal hat Zugriff zu den Fächern (Bild 2). Die Ware wird sicher gelagert. Die Bestückung erfolgt automatisiert.

Mobil immer handlungsfähig

❮ Bild 1: Mit der Containerlösung »OnSite« ist Verbrauchsmaterial stets auf der Baustelle verfügbar und so der Arbeits­ablauf 
weniger anfällig
❮ Bild 1: Mit der Containerlösung »OnSite« ist Verbrauchsmaterial stets auf der Baustelle verfügbar und so der Arbeits­ablauf weniger anfällig
Mobile Services verbessern die Arbeitsbedingungen für das Elektrohandwerk enorm. Zwei mobile Services von Sonepar werden besonders gerne und häufig genutzt. Zum einen die Shop-App, die eine Materialbestellung direkt auf der Baustelle bzw. beim Kunden vor Ort ermöglicht. Besonders hilfreich an der App ist, dass sie offline ebenfalls funktioniert. Ist im Keller des Kunden gerade kein Mobilfunknetz verfügbar, steht der Katalog trotzdem zur Verfügung und der Warenkorb lässt sich auch offline füllen.

Besteht später wieder eine Online-Verbindung, erfolgt ein automatischer Datenabgleich mit dem Server. Dabei kann die Shopfunktion so konfiguriert werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter eine tatsächliche Bestellung auslösen. Ein nicht autorisierter Mitarbeiter vor Ort kann dann lediglich einen Materialbedarf an das Büro melden, indem er Artikel in den Warenkorb legt. Die App lässt sich mit einem Artikel-Scanner, einer Favoritenliste und Lesezeichen nutzen. So werden Prozesse automatisiert und Wiederholungen effizienter gestaltet.

Die App »E-Helfer« wiederum unterstützt den Monteur vor Ort mit rechtlichen und technischen Hintergrundwissen, wenn es mal knifflig wird oder ein Kunde bzw. Auftraggeber nicht sattelfest mit der Normenlage vertraut ist. Ein kurzer Verweis auf geltendes Recht, das zudem noch schriftlich fixiert ist, hilft hier manchmal Wunder.

Elektronische Rechnung optimiert Prozesse

 Bild 2: Zugang zu den Containern und deren Materialboxen erhält nur autorisiertes 
Personal
 Bild 2: Zugang zu den Containern und deren Materialboxen erhält nur autorisiertes Personal

Wer das lästige Abtippen von Rechnungs­daten abschaffen will, kann die »Zugpferd eRechnungskontrolle« nutzen. »Wir freuen uns, unseren Kunden einen neuen Service bieten zu können: Basierend auf Zugpferd nutzen wir die digitalen Möglichkeiten, um die täglichen Kundenservices im Rechnungswesen zu optimieren«, so Michael Mätschke, Leiter E-Business der ­Sonepar Deutschland GmbH. »Und wir freuen uns, mit diesem neuen, elektronischen Rechnungsformat unseren Kunden ab sofort den Büroalltag deutlich erleichtern zu können.«

»Zugpferd« steht für »Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland« und ist ein Format für den Versand von elektronischen Rechnungen. Hierbei wird die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert. Das Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten, wie beispielsweise Beträge und Nummern und reduziert damit den Zeitaufwand. Lästiges Tippen von Hand entfällt.

Auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, wie die Prüfung nach § 14 UstG, erfolgt ebenso automatisiert wie die Buchung und gesetzeskonforme Archivierung von Rechnungen. Kunden, die ihre Lieferanten-Rechnungen im »Zugpferd«-Format erhalten, sparen Zeit. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, ihre Rechnungen über einen Rundruf, ähnlich ihres Bankprogramms, abzuholen.

Das standardisierte Auslesen bestimmter Daten macht hierbei die Nutzung der Daten für weitere nachgelagerte Prozesse möglich.

Das e-Rechnungsformat hilft auch beim Vergleich von Bestell- und Rechnungspreisen. Die eRechnungskontrolle gleicht ab, prüft und kontrolliert.

Wer lieber selbst abgleicht, nutzt das integrierte Ampelsystem: damit lassen sich die geprüften Rechnungsdaten ins Eingangsrechnungsbuch und in das elektronische Dokumentenarchiv ablegen.

Teil 2: Prozesskosten senken mit Services vom Fachgroßhandel

 

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Über den Autor
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Dipl.-Kommunikationswirt Roland Lüders

Redaktion »de«

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